Július elsejétől minden vállalkozásnak, amely belföldi vállalkozás számára állít ki a számlát, kapcsolódni kell a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) online számlázási rendszeréhez. Tehát csak azok a vállalkozások, egyéni vállalkozók mentesülnek e kötelezettség alól, akik magánszemélyek vagy külföldi vállalkozások számára számláznak, számukra jövő év elejétől lép életbe ez a kötelezettség.
Az a tény, hogy csatlakozni kell az adóhivatal rendszeréhez, nem feltétlenül jelenti azt, hogy magának a számlának is digitálisnak kell lenni. Az adózó választhatja azt is, hogy továbbra is papír alapú számlát bocsát ki.
Sokaknak gondot jelent maga a regisztráció, mert csak azt követően lehetséges a július elsejétől kötelező online számla-bejelentés. Ezt a NAV ezzel foglalkozó oldalán lehet megtenni, az onlineszamla.nav.gov.hu címen.
A regisztráció gombra kattintva egyrészt egy videós ismertetőt nézhet meg az érdeklődő, majd két lehetőség közül választhat. Az újonnan regisztráló vállalkozónak az „Adatszolgáltatásra Kötelezett Adózói Regisztráció” gombra kell kattintani, majd bejelentkezni saját ügyfélkapuján keresztül. Itt ki kell tölteni a cégadatokat és felhasználói nevet választani, bejelölni, hogy egyéni vállalkozóról vagy gazdálkodóról van szó.
Ha kész a regisztráció, be is lehet jelentkezni a megadott felhasználónévvel és jelszóval. A megnyíló ablakban, a jobb felső sarokban a legördülő menüben a cég-felhasználó gombra kattintva megnyíló ablakban ki kell választani az adózó nevét vagy a megnyitás gombra kell kattintani. A lenyíló ablakban a felhasználók menüből az új felhasználó gombra kattintva egy technikai felhasználót kell létrehozni, megadni egy jelszót, bejelölni a számlák kezelése és számlák lekérdezése négyzeteket, majd a mentés gombra kattintani. A kinyíló ablakon a kulcsgenerálás gombra kell kattintani. Miután ez megvan, az adott szolgáltatónál vagy a NAV-nál lévő saját fiókba belépve a kapott technikai felhasználói nevet és jelszót, valamint a kapott aláíró és cserekulcsot kell rögzíteni, s ezzel már biztos, hogy létrejött az online számla beküldéséhez szükséges NAV-kapcsolat.
A folyamat így leírva roppant bonyolultnak tűnik, de a képernyőn megjelenő információkat és instrukciókat követve nem igazán nehéz a regisztráció, és online, illetve telefonos segítség is igénybe vehető.
– Nagyon fontos tudni, hogy a NAV onlineszamla.nav.gov.hu oldalon június 30-ig mindenképpen regisztrálni kell, mert annak elmulasztása bírságot vonhat maga után – nyilatkozta a Magyar Hangnak Varga Gyuláné, könyvelő, adótanácsadó. – Az adóhivatal ebből tudja, hogy az adózó ismeri kötelezettségét. Magával a számlák online bejelentésével kapcsolatosan azonban megengedőbb a NAV, mert szeptember végéig nem büntetnek akkor sem, ha ezzel kapcsolatban bármi hibát vét a vállalkozó.
Kérdésünkre a szakértő elmondta, amennyiben egy vállalkozó továbbra is marad a papír alapú számlánál, akkor minden számla kibocsátását követően az onlineszamla.nav.gov.hu oldalra belépve rögzíteni kell a számlán szereplő összes adatot. Ugyanez a helyzet, ha ugyan géppel számláz egy vállalkozó, de a számlázó gép – mert régi típusú vagy bármely más okból – nincs összeköttetésben a NAV online számlarendszerével. Az eredeti bizonylatot pedig az iratok őrzésének helyszínén kell tartani.
Amennyiben valaki digitális számlát állít ki, akár a NAV szoftverjeinek használatával, akár valamelyik fizetős vagy ingyenes más számlázóprogrammal, akkor – amennyiben már létrehozta az általa használt rendszer és a NAV közötti kapcsolatot – nincs más teendője, mert a számla automatikusan eljut az adóhivatalhoz. A szakértő arra is felhívta a figyelmet, aki egyszerűsíteni szeretné a dolgát, annak érdemes olyan számlázóprogramot használni, amely a partner e-mail címének megadását követően automatikus elküldi a számlát az ügyfélnek, így nincs gondja ezzel.
